Miten sain kiireisenä äitinä ja pienyrittäjänä aikani hallintaan?

Olen Heidi Ilmonen Salus Qualitas Consulting Oy:n perustaja ja laatuvalmentaja. Lähellä sydäntäni on tuottaa työkaluja ja ratkaisuja, joiden avulla yksinyrittäjät ja pienyritykset saavat omasta toiminnastaan parhaan mahdollisen hyödyn irti. Olen erikoistunut aikaa säästäviin digitaalisiin ratkaisuihin. Tämän lisäksi suunnittelen laatutyökaluja pienille yrityksille ja valmennan sote-alan yrityksiä viranomaisvaatimuksien osalta. Olen äiti, mikroyrittäjä ja koiraharrastaja, joten ajankäytön, tehokkuuden ja hyvinvoinnin maksimointi perheen, työn ja harrastuksien välillä on hyvin henkilökohtainen aihe minulle.

Olen koko työurani ollut kiinnostunut siitä miten vähemmästä voidaan saada enemmän irti, miten asioita, tietoa ja aikaa voidaan hallita siten, että olemme tuottavimmillamme. Olen opiskellut aihetta paljon yhdessä laatujohtamisen teorioiden kanssa, mutta silti en ollut seppä omalla maallani. Kaikki tämä korostui ja myös konkretisoitui siinä vaiheessa kun perustin oman yrityksen ja sain lapsen. Siispä ajattelin kertoa teille millaiset olivat omat lähtökohtani ja kuinka vallattomaan tilanteeseen olin päätynyt. Olen nimittäin varma, että ajan- ja tiedohallintaan liittyvien asioiden kanssa painii moni muukin perheellinen yksin -ja pienyrittäjä.

Havahduin tilanteeseen jossa käsissäni oli varsinainen selvitettävien tehtävien ja jo myöhässä olevien asioiden vyyhti. Näiden perässä koitin parhaani mukaan pysyä, yleensä rimaa hipoen tai hieman myöhässä. Viimeistään silloin havahduin, että asialle on tehtävä jotain, kun huomasin omistavani neljä erillistä muistiinpanovihkoa, hajallaan tietokoneella olevia tiedostoja ja kirjaavani menojani perheemme seinäkalenteriin, mukanani kulkevaan käsikalenteriin ja puhelimen kalenteriin. Kontrolli oli pettänyt pahasti. Esimerkiksi jokaisessa käytössä olleessa kalenterissa oli ylisutattuja tai muuten epämääräisesti kirjattuja menoja joista en tahtonut saada mitään tolkkua. Saatoin olla väärässä paikassa oikeaan aikaan tai päin vastoin, tai koko meno saattoi olla peruttu, mutta en ollut ehtinyt tätä korjaamaan johonkin omistamistani kalentereista.

Oma lukunsa oli sitten tekemättömien tehtävien hallitseminen. Lista tuntui vain kasvavan, eikä varinaista seurantaa asioiden edistämiselle ehtinyt tekemään. Kaiken kruunu olivat hallinnolliset niin sanotut pakolliset paperihommat, joita huomasin tekeväni silloin kun lapseni nukkui ja toisaalta silloin milloin minunkin olisi ollut syytä nukkua. Illat ja yöt olivat niitä aikoja jolloin keskityin talousasioihin, tuntikirjanpidon selvittelyyn ja muihin tärkeisiin, mutta ei niin tuottaviin tehtäviin.

Jossakin vaiheessa olin myös viehtynyt erilaisiin ilmaisiin sovelluksiin joihin tallensin sitten milloin mitäkin niin ideoita, asiakastöitä, suunnitelmia, visioita, asiakirjoja kuin asiakastietojakin. Ongelmaksi muodostui sitten se hetki kun lähdin jäljittämään polkua takaisinpäin ja muistelin mihin olinkaan tallentanut juuri tähän asiaan liittyvää tietoa. Pahin tilanne oli tietysti se kun asian loppuun saattaminen vaati useiden eri sovelluksien välillä rullaamista. Tähän minulla kului kallista aikaa, aikaa joka oli muutenkin kortilla.

Oli siis aika ottaa oma elämä ja yrityksen tilanne hallintaan. Koska taustani on laatujohtamisessa, päätin ryhtyä selvittämään tätäkin ongelmaa samoilla lääkkeillä. Ensin oli selvitettävä lähtötilanne. Lähdin kyselemään itseltäni seuraavia kysymyksiä. Mihin kaikkialle olen tallentanut yrityksen asioita, mitkä näistä ovat tärkeitä ja mitkä voin unohtaa? Mitä eri asioita minun pitää tietää, jotta saan asiat hoidettua? Pitääkö tiedon olla jaettavissa? Pitääkö muidenkin kuin minun itseni tietää missä olen? Kuinka kauan minulla menee aikaa hallinnollisten asioiden hoitamiseen? Kuinka kauan minulla menee aikaa asioiden etsimiseen? Olenko kuluneen vuoden aikana käyttänyt vapaa-aikaani yrityksen asioiden selvittämiseen ja hoitamiseen? Olenko toiminut tietoturvallisesti vai olenko minä yritykseni suurin tietoturvariski? Olenko palannut aktiivisiin tehtäviin ja sulkenut niitä säännöllisesti? Onko minulla useita tehtävälistoja?

Vastaukset näihin kysymyksiin olivat kokolailla masentavia. Olin tallentanut yrityksen toimintaan liittyviä tietoja ilmaiseen pilvipalvelimeen, lukuisiin tietokoneella ja tikulla oleviin tiedostoihin, muistivihkoihin ja muutamaan eri suunnittelusovellukseen. Osa näistä tiedoista oli turhia, sellaisia joihin en ollut kuluneena vuotena palannut kertaakaan, mutta toisaalta löysin asioita, joita olisin voinut hyödyntää jos olisin niitä ehtinyt etsimään, olisin muistanut niiden olemassaolon tai olisin ne ajallaan löytänyt. Olin käyttänyt vapaa-aikaani yrityksen asioiden hoitamiseen, minulla oli mennyt yhden projektin hallinnollisten asioiden kokoamiseen joulunpyhät ja välipäivät. Kiireisimpinä projektikuukausina tuntikirjanpidon tarkistamisen ja lähettämisen hoidin pääasiassa iltaisin tai öisin ja tähän työhön sain tuhrattua useamman illan. Normaalina kuukautena minulla meni hallinnollisten asioiden hoitamiseen noin 8h aikaa, eli yksi kokonainen työpäivä. Asioiden etsimiseen ja tiedon kokoamiseen minulla meni asiasta riippuen viidestä minuutista yhteen tuntiin. Tiedon hallintaa tai sen puutetta koin joka päivä. Huomasin, että mieheni mukaanlukien on ihmisiä joiden täytyy asioiden sujumisen vuoksi tietää missä olen milloinkin. Ja tehtävälistat, niitä minulla oli useita, joista valtaosaa en ylläpitänyt.

Lähtötilanne oli tämä, ja viimeistään nyt oli selvää, että näin ei voi jatkua. Elämäni oli yhtä tulipalojen sammuttamista ja kontrolli oli pettänyt aika päivää sitten. Oli aika kääriä hihat ja suunnitella järjestelmä, jossa minulle tärkeät tiedot ovat saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Ensin suunnittelimme avoimien tehtävien käsittelyyn liittyvän moduulin, sillä koin tarpeelliseksi sen, että saan mielestäni pois muistamisen taakan. Tämän jälkeen rakentui tiedostoille oma koti, jonne rakensin jokaiselle päivitettävälle tiedostolle muistutuksen, jotta myös palaan niihin ajallaan. Tämän jälkeen otimme käyttöön sekä yrityksen yhteisen, henkilökohtaisen ja perhekalenterin, jotka tarvittaessa pystyy ajamaan samaan näkymään. Nyt minä, kollegani ja mieheni tiedämme missä pitää olla ja milloin taas ei voi olla. Yksityisyys asetuksilla suojaamme sensitiiviset tiedot, mutta aika näkyy varattuna. Viimeisenä selätin muistikirjani ja rakensin sähköiset muistiinpanot minulle tärkeiden luokkien mukaan. Työvuorojen osalta suunnittelin yksinkertaisen työkalun työvuorojen kirjaamiseen ja tuntien laskemiseen. Ajan myötä sähköinen ajanhallitsijani on kasvanut ja muuttanut muotoaan, mutta perus ajatus on sama. Tiedon säilyminen yhdessä paikassa. Nyt minusta tuntuu ainakin vähän enemmän siltä, että hallitsen omaa elämääni ja pystyn ennakoimaan myös tulevia tapahtumia.

Mitä ajan ja tiedonhallinta tuo minulle? Ehkä tärkeintä on stressin tunteen väheneminen, minusta tuntui aiemmin, että olen jakuvassa käymistilassa ja aina hieman myöhässä kaikesta. Nyt tunnen, että saan oikeasti aikaan asioita, sellaisia asioita joilla on merkitystä minulle, yritykselleni ja myös perheelleni. Voin kohdistaa energiani tärkeisiin asioihin, niihin missä olen hyvä. Toki en kokonaan ole päässyt eroon niistä ikävämmistä paperihommista, mutta ainakin ne soljuvat päivissä mukana ja tiedän milloin ne pitää tehdä. Näin olen tuottavampi ja tuon hyvää niin asiakkailleni kuin perheelleni.Mikä parasta minulla on nyt myös sitä kuuluisaa omaa aikaa, minkä ajattelin jo olevan pelkkä myytti. Suosittelen lämpimästi, että pohdit omaa ajan käyttöäsi, löydät varmasti yhden jos toisenkin asian minkä voisi karsia pois tai tehdä tehokkaammin. Jokainen säästetty minuutti on enemmän sinulle.