Kanta-palveluiden käyttöönotto. Osa 2 Esivalmistelut
Kuten mikä tahansa muukin kehitystyö, myös Kanta valmistelut lähtevät liikkeelle nykytilakartoituksesta. Yrityksen tulee selvittää millaisia sen nykyiset organisaatiotavat ovat henkilötietojen käsittelyn, kirjaamisen, raportoinnin ja arkistoinnin osalta. Kirjaamisen osalta yrityksen tulee myös selvittää millaista eri tietoa kirjaamisen yhteydessä kerätään, mitä kirjataan, miten kirjataan, kuinka usein kirjataan, kuka kirjaa, kenestä kirjataan ja lopulta kuka kirjaamisia katselmoi ja kenelle lopullinen tuotos päätyy. Joissakin tapauksissa olisi hyvä istua alas ja pohtia myös kirjaamisen laatua, kenelle ja kenen vuoksi kirjaamista lopulta tehdään? Kaiken keskiössä on asiakas, mutta toisinaan kirjaamisesta on saattanut tulla pakollinen keino, jolla osoitetaan maksajille tehdyn työn tulokset ja unohdetaan esimerkiksi kirjoitusasun osalta se, että sen tulisi tukea myös asiakkaan tilannetta. Siksi kirjaaminen tulisi aina enisijaisesti tehdä sillä kielellä, jota asiakas puhuu ja ymmärtää.
Käytännössä yrityksen kannattaa muodostaa nykytilakartoituksesta listaus esimerkiksi excel taulukkoon, johon jokaisen eri kirjaamistyypin osalta kuvattaisiin edellä mainittuja asioita. Taulukko voi näyttää esimerkiksi seuravalta:
Nykytilakartoituksen tarkoituksena on kartoittaa mitä eri asiakirjoja yrityksessä syntyy asiakkaaseen liittyen ja toisaalta mitkä näistä tiedoista on tarkoitus siirtää Kanta-palveluihin. Samalla tulee selvitettyä se mihin eri tietojärjestelmiin ja asiakirjoihin asiakastietoja kerätään. Tämä auttaa myös mahdollisten turhien välivaiheiden ja tiedostojen siivoamista ja muutostarpeiden arvioimista.
Seuraavaksi yrityksen tulee selvittää tietojärjestelmä tilanne. Onko käytössä Kanta yhteensopiva järjestelmä ja onko se läpäissyt Kelan yhteistestauksen. Mikäli järjestelmä ei vielä ole integroitu Kanta-palveluihin yrityksen tulee selvittää millä aikataululla järjestelmätoimittaja integroi järjestelmän Kanta-palveluihin. Pelkkä Kanta yhteensopiva järjestelmä ei ole riittävä taso vaan yrityksen on huolehdittava kokonaisvaltaisesti myös yrityksen sisäisestä tietoturvasta ja tietosuojasta sillä järjestelmä itsessään ei takaa vielä asiakastiedon turvallista käsittelyä.
Kirjaamisen, asiakirjojen ja niiden arkistoinnin sekä tietoturva-asioiden selvittämisen jälkeen yrityksen tulee päättää mikä on sen aalto, jossa Kanta-palveluihin liitytään. Kun yritys on valinnut ja ilmoittautunut mukaan haluamaansa käyttöönotto aaltoon kutsutaan se tämän jälkeen mukaan THL:n ja Kelan toteuttamaan valmistelukokoukseen. Jotta luonteva käyttöönotto voidaan varmistaa valmistelukokoukseen osallistuminen on välttämätöntä.
Sosiaalihuollon arkaluonteisen toiminnan vuoksi Kanta-palveluihin liittyminen ja ylipäätään asiakastietojen käsittely vaativat taustalleen hallitun ja valvotun tietojenkäsittelyprosessin. Tätä prosessia tukeakseen yritys tarvitsee suunnitelmia, joiden toteutumista tulee myös valvoa. Jotta paketti pysyy kasassa yrityksen olisi hyvä laatia seuraavat suunnitelmat:
- Projektisuunnitelma, jossa huomioidaan myös mahdolliset toimintatapojen muutostarpeet teknisen valmistautumisen ohella
- Tietoturvan ja tietosuojan omavalvontasuunnitelma
- Häiriö -ja poikkeustilannesuunnitelma. Tämä tulee laatia ja sisäistää toimintatapojen osalta ennen tuotantokäytön aloittamista
- Koulutussuunnitelma, jossa kuvataan kouluttautumisen ohella se miten toimintatapojen uudistaminen on tarkoitus käytännössä toteuttaa. Samoin kouluttautumista suositellaan kirjaamis -ja tietojenkäsittelytaitojen osalta. Asiakastyötä tekevillä tulee olla myös riittävä osaaminen Kanta-palveluiden osalta
- Viestintäsuunnitelma: Mahdollisen projektiryhmän sisäinen viestintä, yrityksen sisäinen viestintä ja ulkoinen viestintä maksajille, viranomaisille ja asiakkaille
- Arkistonmuodostussuunnitelma niiden asiakirjojen osalta joita ei tulla tallentamaan Kanta-palveluihin
Seuraavassa Kanta-palveluiden käyttöönotto blogikirjoituksessa kerromme tarkemmin mitkä eri asiat olisi hyvä huomioida suunnittelussa ja toimintatapojen uudistamisessa