Kanta-palveluiden käyttöönotto. Osa 3 Toimintatapojen uudistaminen

Tässä blogikirjoituksessa puhutaan ennen kaikkea sosiaalihuollon Kanta-palveluihin liittymisestä sillä se vaatii monimuotoisuutensa osalta hieman enemmän esimerkiksi asiakastietoon liittyvää määrittelytyötä verrattuna terveydenhuoltoon. Kuitenkin tässä kirjoituksessa kuvatut asiat ovat yhtälailla sovellettavissa myös terveydenhuollon palveluita toteuttavien keskuudessa. Huomionarvoista toimintatapojen uudistamisen kannalta on se, että se on ehdottomasti työläin vaihe koko Kanta-palveluiden käyttöönotossa. Siksi siihen kannattaa varata aikaa, resursseja ja avointa mieltä.

Mitä sosiaalihuollon asiakastiedon käyttöönotto tarkoittaa? Se tarkoittaa sitä, että käyttöönoton jälkeen jokainen kirjaus tehdään yhdenmukaisesti samaa kirjaamistapaa ja mallia noudattaen. Tietojärjestelmiltä tämä vaatii yhtenäisiä tietomäärittelyjä. Koska sosiaalihuollon kenttä on lajaa on eri palvelutehtävien tarpeisiin mallinnettu juuri niitä koskevat asiakastiedot ja asiakirjarakenteet.

Miksi asiakaskirjaaminen halutaan yhtenäistää? Yhtenäisestä kirjaamisesta puhutaan paremmin termillä määrämuotoinen kirjaaminen. Järjestelmään kirjattavan tiedon tulee olla määrämuotoinen, jotta se voidaan tallentaa rakenteisessa muodossa valtakunnalliseen Kanta-palveluun. Rakenteinen muoto luo puolestaan edellytykset siihen, että tietoa voidaan käyttää uudelleen, joko toisen asiakirjan pohjana tai tilastollisissa tarkoituksissa.

Toistaiseksi THL:n sivuilla on nähtävissä suunnitellut asiakirjarakenteet excel muodossa, näihin kannattaa tutustua ainakin oman toimialan osalta. Nämä excelit eivät ole tarkoitettu kirjaamispohjiksi vaan näiden pohjalta on tarkoitus muodostaa varsinaiset kirjaamisalustat sähköisiin asiakastietojärjestelmiin. Tuoreimmat asiakirjarakenteita kuvaavat excelit löydät seuraavan linkin takaa: Asiakirjarakenteet

Sosiaalihuollon asiakkaan asiakastietojen hallinta sähköisessä järjestelmässä alkaa siinä vaiheessa kun hänet kirjataan ensimmäisen kerran tietyn palveluyksikön asiakkaaksi. Tämä asiakkuus muodostaa asiayhteyden asiakkaan ja sosiaalihuollon ammattihenkilöstön välille. Seuraavaksi määritellään mihin palvelutehtävään asiakkuus kuuluu. Palvelutehtävä aloitetaan ja lopetetaan aina tietoisella päätöksellä. Asiakkuudelle täytyy siis olla aina peruste, kuten myös asiakkuuden lopettamiselle. Esimerkiksi todetaan, että sijoitetun lapsen huostaanotto puretaan, tällöin tehdään tietoinen päätös asiakkuuden lopettamisesta. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, ettei kyseisellä asiakkaalla ole muita aktiivisia palvelutehtäviä. Henkilö on siis sosiaalihuollon asiakas silloin kun hän on asiakkaan yhdessä tai useammassa palvelutehtävässä. Asiakkuus alkaa kun vireille tullutta asiaa aletaan käsittelemään. Sosiaalihuollon asiakkuuksia hallinnoidaan asiakkuusasiakirjoilla. Nämä asiakirjat sisältävät tietoja esimerkiksi siitä mitä eri asiakkuuksia henkilöllä on palvelunantajan palveluyksiköissä.

Uusiin asiakirjarakenteisiin tutustumisen ohella seuraava tärkeä mietinnän aihe on käyttöoikeudet. Käyttöoikeuksien määrittely on tärkeää etenkin siitä syystä, että sosiaalihuollossa käsitellään arkaluonteisia ja salassapidettäviä tietoja. Sosiaalihuollon asiakkaan tietoja saa käsitellä vain ammattihenkilö asiakkaan asioiden aktiivisen käsittelyn aikana ja vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen asiakkaan asioiden hoitamisen kannalta. THL on antanut erityisen määräyksen käyttöoikeuksien määrittelyyn liittyvistä perusteista: THL määräys käyttöoikeuksista. Palveluntuottajan on siis käytännössä määriteltävä käyttöoikeudet ja niiden eri tasot kaikkien niiden työntekijöiden osalta, jotka käsittelevät asiakastietoja. Käyttöoikeudet on määriteltävä siten, että työntekijä näkee vain sellaiset tiedot, joita hän tarvitsee työtehtäviensä hoitamiseen. Käyttöoikeudet ja niiden hallinta tapahtuu käytännössä asiakastietojärjestelmässä, esimerkiksi pääkäyttäjän toimesta.

Seuraava tehtävä on tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelman laatiminen. Tämän omavalvonnan tarkoituksena on varmistaa, että jokaisella Kanta-palveluihin liittymistä suunnittelevalla on olemassa asianmukaiset tietosuoja -ja tietoturvakäytännöt jo hyvissä ajoin ennen varsinaista liittymistä. Omavalvonnan tavoitteena on suojata arkaluonteisia asiakastietoja ja toisaalta myös varmistaa käyttöympäristön asianmukainen tietoturva. Tietoturvan ja tietosuojan omavalvonnan toteuttamisen velvoitteet on kuvattu myös asiaan liittyvässä lainsäädännössä. Osa tietoturva ja tietosuojavaatimuksista liittyy Kanta-palveluiden käyttöön, mutta osa puolestaan kuvaa puhtaasti palveluntuottajan omaa käyttöympäristöä ja esimerkiksi varautumista ja kouluttautumista.

Seuraavassa Kanta kirjoituksessa puhutaan teknisestä valmistautumisesta.