Kanta-palveluiden käyttöönotto

Kanta-palveluiden käyttöönotossa fokus on usein ja ymmärrettävästi palveluiden käytön aloittamisessa, siinä, että päästään tallentamaan ja hakemaan tietoja Kanta-palveluista.  Ajattelin kuitenkin muistuttaa, että tässäkin tapauksessa tärkeintä on matka, joka päätepisteelle johtaa. Ja tietysti tässä kyseisessä tapauksessa matka ei edes pääty päätepistelle, vaan siitä suuntaviitat osoittavat seuraavalle pääpolulle, joka on tuotantokäyttö. Tällöin yrityksen vastuullinen toiminta nousee tärkeään asemaan sillä on äärimmäisen tärkeää toimia vaatimustenmukaisesti tietosuoja ja tietoturva huomioiden tuotantoympäristössä.

No mutta miksi puhun matkasta? Eikö yksinkertaisesti vain voisi ostaa tietojärjestelmää, joka on Kanta-yhteensopiva ja asia on sillä selvä?

Valitettavasti tämä ei yksistään riitä. Itseasiassa tiettyjä esivalmisteluita olisi hyvä tehdä jopa ennen, kuin tietojärjestelmä on edes hankittu. Ainakin ennen tietojärjestelmän hankkimista on äärimmäisen tärkeää, että järjestelmätoimittajalta on varmistettu se, onko kyseinen järjestelmä sertifioitu Kanta-yhteensopivaksi siihen arkistoon johon yritys haluaa liittyä? Tässäkin on nimittäin eroja. Sosiaalihuollon arkisto, potilastiedon arkisto ja kuva-aineistojen arkisto ovat kaikki omia erillisiä arkistojaan. Jokainen erillinen arkisto tarkoittaa omaa erillistä käyttöönottoa, kuten myös omaa erillistä sertifiointia.

Olen tehnyt oman karkean projekti vaiheistuksen Kanta-palvelun käyttöönottoon liittyen. Se sisältää kahdeksan eri vaihetta, joista viimeinen on siirtymä tuotannonaikaiseen maailmaan, jolloin työt eivät suinkaan lopu yrityksen ja organisaation näkökulmasta vaan tuolloin siirrytään konkreettisesti siihen vastuullisuudeen aikaan, johon käyttöönottoa edeltävässä valmisteluvaiheessa on varauduttu mm. hallinnollisin toimenpitein. Tässä kirjoituksessa en mene sen syvemmälle valmistautumiseen, se on tyystin oma aiheensa, joka eittämättä ansaitsee oman blogikirjoituksensa. Nyt kuvaan puhtaasti käyttöönottoon valmistautumista.

Kanta-palveluiden käyttöönoton eri vaiheet:

1. Käyttöönoton organisointi

Tässä vaiheessa keskustellaan järjestelmätoimittajan kanssa, millaisella aikataululla järjestelmä otetaan käyttöön. Samassa yhteydessä jaetaan myös vastuita. Päätetään, ketkä toimivat missäkin roolissa. Erityisen tärkeää on pohtia, kenet ilmoitetaan tietosuojavastaavaksi ja arkistonhoitajaksi. (Ilmoitus tehdään konkreettisesti Kanta-extranet palvelussa liittymishakemuksen yhteydessä ks. kohta 5.)

2. Toimikorttien tilaaminen ja haku

Selvitä mikä on lähin rekisteröintipisteesi. Samoin varmista, että ammattioikeutesi näkyy Terhikissä (terveysala) tai Suosikissa (sosiaaliala). Mikäli ammattioikeutesi ei näy ko. rekistereissä täytyy tämä asia hoitaa ensimmäisenä kuntoon. Eli konkreettisesti toimitat todistuksesi Valviraan. Vasta kun olet saanut vahvistuksen Valviralta todistuksen rekisteröinnistä, voit hakea sote-ammattikorttia.

Tämän jälkeen asioit lähimmässä rekisteröintipisteessä ja tilaat rekisteröintipisteen kautta sote-ammattikortin.

Tämän jälkeen Väestörekisterikeskus käsittelee korttihakemuksen ja toimittaa sen hakijalle noin kahden viikon sisällä kortin tilaamisesta.

3. Työasemien käyttöönotto

Työasemien käyttöönotossa on tärkeää varmistaa esimerkiksi käytössä olevan selaimen yhteentoimivuus käytössä olevan järjestelmän kanssa.

Samoin työasemille, joilla kirjauksia tehdään tulee asentaa tarvittavat kortinlukuohjelmistot. HUOM. Arkistonhoitajan käyttöliittymä tarvitsee oman erillisen kortinlukuohjelmiston ja potilas -ja asiakastietojärjestelmälle on omat kortinlukuohjelmansa, jotka yritys saa pääsääntöisesti aina järjestelmätoimittajalta.

Varmista työasemien osalta myös niiden muu toiminnallisuus. Esimerkiksi se, että virustorjunnat ovat ajantasaiset, työasemilla ei ole mahdollisia muita turhia ohjelmistoja, jotka voivat hidastaa konetta ja, että työasemille ei ole tallennettu muuta turhaa dataa, joka vie suotta koneen suorituskykyä. Olisi hyvä, että käytössä olisi kohtuullisen tuore laite, jonka päivitykset ovat ajantasalla. Tällä voi olla merkittäväkin vaikutus potilas-ja asiakastietojärjestelmien käyttökokemukseen.

4. Omavalvontasuunnitelman päivittäminen

Tässä kohtaa puhutaan nimenomaisesti tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelmasta, joka on erillinen dokumentti. Sitä ei siis liitetä toiminnan omavalvontasuunnitelman oheen tai jatkeeksi. Tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelma tulee olla laadittuna jo ENNEN Kanta-palveluiden käyttöönottoa. Käyttöönoton yhteydessä suunnitelmaa PÄIVITETÄÄN käyttöönottoon liittyvien tietojen osalta esim. Kanta-palvelu asiakkuuden alkaminen, käyttöönottopäivä, järjestelmätiedot, tuotannonaikaisen seurannan käytännöt…

5. Liittymishakemuksen teko

Kanta-palveluiden liittymishakemus sekä sopimus -ja palveluehtojen hyväksyminen tehdään Kanta-extranetissä. Hakemukseen täytetään tiedot organisaation eri rooleista ja sitä varten tarvitaan mm. Kanta-liityntäpisteen OID-koodi (tämä saadaan järjestelmätoimittajalta) ja yrityskohtainen OID koodi, joka puolestaan löytyy yrityksien osalta SOTE-organisaatiorekisteristä ja itsenäistenammatinharjoittajien osalta IAHT-rekisteristä.

6. Käyttäjien koulutukset Kanta-palveluiden osalta

Kanta-palveluiden käyttöönottoon liittyy myös osaamisen varmistamiseen liittyviä vaaitmuksia. En mene syvemmälle kirjaamiseen ja tietosuojaan liittyvään kouluttautumiseen se on osa valmsitautumista. Käyttöönotto hetkellä oleellisin kouluttautuminen on Kanta-palveluiden yleisesittely sekä omaan tietojärjestelmään liittyvä käyttökoulutus. Kirjaaminen ei nimittäin ole enää samanlaista Kanta-maailmassa, kuin mitä olette tottuneet tekemään tällä hetkellä omissa asiakas -ja potilastietojärjestelmissä. Tämä johtuu siitä, että kirjaaminen tapahtuu rakenteisesti (terveydenhuolto) tai määrämuotoisesti (sosiaalihuolto). Siksi järjestelmäkouluttautuminen uusien toiminnallisuuksien osalta on tarpeen, vaikka kirjaamista olisikin tehty vuosikausia samaan järjestelmään.

7. Käyttöönottokoe

Varsinainen käyttöönottokoe suoritetaan yhteistyössä oman järjestemätoimittajan avustuksella. Toki kokeen suorittaa konkreettisesti yrityksessä / organisaatiossa yksi nimetty henkilö, mutta tukena tässä on järjestelmätoimittaja. Koe suoritetaan ennalta määritellyn protokollan mukaisesti. Siinä testataan eri skenaarioita, eli käytössä on yksi koe sosiaaliturvatunnus, jolle tehdään suostumuksia, kieltoja ja muita eri merkintöjä. Mikäli nämä merkinnät saadaan tehtyä Kanta-palveluun käyttöönottokoe katsotaan onnistuneeksi ja tästä kirjoitetaan käyttöönottokoe raportti, joka toimitetaan Kelaan.

8. Tuotantokäytön aloittaminen

Onnistuneen käyttöönottokokeen jälkeen tuotantokäyttö voidaan aloittaa välittömästi. Tämä kuitenkin vaatii sen, että yrityksellä on olemassa käytännöt tuotannonaikaisen seurannan osalta.

Tässäpä tärkeimmät kohdat Kanta-palveluiden käyttöönoton osalta. Toivottavasti tämä avasi aihetta hieman. Lisätietoja saa kysyä aina: heidi@sqcoy.fi

PS: aloittakaa valmistautuminen ajoissa, niin vältytte kiireeltä ja ehditte rakentaa perustan oikeassa järjestyksessä ilman hätiköintiä.