Kansa järjestelmä kansantajuisesti – mitä valtakunnassa oikeastaan tapahtuu

Tässä blokikirjoituksessa keskitymme ennenkaikkea siihen, mitä Kansa tarkoittaa sosiaali- ja terveysalan ammattilaisen kannalta ja mihin sosiaalialan yrittäjän on tulevina vuosina syytä valmistautua. Kansalaisille suunnattuihin ratkaisuihin viittaamme soveltuvin osin.

Kansa-hankkeella tarkoitetaan kokonaisuutta, jossa otetaan käyttöön kaikissa sosiaalipalveluja tuottavissa yksityisissä ja julkisissa organisaatioissa asiakastiedon määrämuotoinen kirjaaminen, rakenteinen tallentaminen sekä sosiaalihuollon valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut. Tavoitteena on yksittäisen sosiaalihuollon asiakkaan asian käsittelyn tehostaminen, prosessin parantaminen ja avoimempi tiedonkulku juuri sinne, missä asiakkaan asiaa hoidetaan. Lisäksi Kansa-hankkeen tietojärjestelmäpaveluiden yhteydessä käytössä olevat tietojärjestelmät toimivat joustavasti keskenään ja asiakastiedon tallentaminen tapahtuu valtakunnalliseen arkistoon. Varsinaiset asiakas -ja potilastiedot menevät Kanta-palveluihin, joissa on omat tietovarannot sosiaali -ja terveyspuolen tiedoille.

Kansa-hankkeen tavoitteena on myös luoda yhtenäinen asiakasraportoinnin malli, jolloin tieto on helpommin saatavilla ja tiedon kirjaamisen osaaminen on nostettu sen vaatimalle tasolle. Ajatuksena on myös helpottaa yhteistyötä sosiaali- ja terveydenhuollon kesken siten, että asiakkaan tiedot olisivat molempien käytössä. Samassa yhteydessä korostuu myös tiedon saannin oikeudet ja se, onko asiakas antanut lupaa tietojensa luovuttamiselle. Asiakas voi seurata omien tietojensa käsittelyä omakanta -portaalin välityksellä. Tavoitetilana on, että meistä jokainen tietää, mitä tietoja eri järjestelmiin on kirjattu ja kuka näitä tietoja tarkastelee ja missä näkökulmassa. Suurena ideologisena tavoitteena lienee kuitenkin se, että aktiivinen asiakas voi myös osallistua asioidensa käsittelyyn nähdessään, kuinka tietoja tuotetaan.

Valtakunnallinen ja yhdenmukainen ohjeistus ja tietoturvamääräykset on hankkeen aikana tarkoitus opettaa kaikille järjestelmiä käyttäville. Pyhänä tavoitteena on, että tieto on yhdenmukaista, päällekkäistä kirjaamista ei enää ole ja tieto on riittävän turvassa, jotteivät ne joudu tarpeettoman urkinnan kohteeksi. Hanke on kunnianhimoinen.

Kansa-hankkeen hankesuunnitelmassa on kirjattu hankkeesta saatavat laadulliset hyödyt seuraavasti:

1) Sosiaalihuollon asiakastiedot ovat saatavilla yhdestä paikasta ja tietojen saatavuus paranee. Tämä edellyttää sitä, että asiakastietolaki velvoittaa kaikki palveluntuottajat liittymään arkistoon.

2) Asiakkaalla on mahdollisuus rajata ja seurata asiakastietojen luovuttamista ja luottamus palvelunantajaan kasvaa. Asiakkaan sähköiset asiointimahdollisuudet paranevat. Tämä edellyttää kuitenkin sitä, että asiakkaalla on myös kielto -mahdollisuus ja tätä varten on tarkistettava myös tietojen saantia ja luovuttamista koskeva ohjeistus.

3) Asiankäsittely-ja palveluprosessit ovat yhdenmukaisia. Tämä edellyttää substanssilainsäädäntöä ja riittävää ohjaavaa palveluprosessia.

4) Asiakirjat ovat semanttisesti ja teknisesti yhdenmukaisia.Tämän ansiosta tiedot ovat tilastollisesti tutkijoiden käytössä, kunhan anonymiteetti on suojattu.

5) Asiakastietojen käyttöä seurataan, ohjataan ja valvotaan, jolloin asiakkaan tietosuoja paranee. Tämä edellyttää yhdenmukaista auditointimallia, joka noudattaa yleistä terveydenhuollon auditointia.

6) Asiakkaalle näkyvä prosessi tehostuu ja on laadukkaampi. Myös yksityiset palveluntuottajat liitetään osaksi valtakunnallisia tietojärjestelmäpalveluja ja asiakas pääsee tutustumaan asiakirjoihinsa omakantapalvelun kautta.

7) Sosiaalihuollon tietoperusta vahvistuu ja tutkimusmahdollisuudet kasvavat.Tämä tarkoittaa sitä, että arkistosta on mahdollista tehdä poimintoja niin teknisesti kuin juridisia tarpeitakin varten.

8) Sosiaalihuollon tiedonhallinnan valtakunnallinen ohjaus tehostuu. Kansa-hanke toteutuu suunnitellusti ja ohjaamiseen osallistuvien viranomaisten roolit ja vastuut ovat yksiselitteisesti määritellyt.

9) Sosiaali- ja terveydenhuollon yhteistoiminta tietojen käsittelyssä mahdollistuu. Tämä edellyttää tietojen luovuttamista koskevien säädösten muuttamista.

Summa sumarum: tulevaisuutta varten organisaatioiden on huolehdittava siitä, että yrityksen omavalvontasuunnitelma on ajantasainen, se sisältää myös tietoturvaan ja tietojärjestelmiin liittyvät asiat ja yrityksessä on tehty riittävästi itseauditointia. Laadulliset tekijät korostuvat ja asiakkaan osallisuutta omiin asioihinsa kannattaa harjoitella jo hyvissä ajoin. Varmenteiden hankinta ja jakelu on suunnitelmallista ja hyvin mietittyä. Yritys on perustanut rekisterinpitäjän rekisterin ja tarkistanut SOTE-organisaatiorekisterinsä. Yrityksen tulee myös huolehtia, että arkistot ja asiakirjan hallinta tapahtuu asiakasasiakirjalaissa määrätyllä tavalla. Yrityksen tulee myös huolehtia siitä, että tekninen liittymäympäristö on valmiina. Tämä siis tarkoittaa sitä, että yritys itse valitsee käyttöjärjestelmän, jonka avulla valtakunnaliiseeen palveluun liittyy, sitä ei valtakunnallisesti määrätä. Yrityksen valitseman järjesestelmän tulee täyttää vaatimustenmukaisuudet ja tietoturvaan liittyvät asiat. Yrityksen tulee selvittää omat toimintamallinsa, kouluttaa henkilöstönsä, tehdä Kanta-palvelusopimukset ja järjestää Kanta-palvelujen liityntäpisteet, suorittaa käyttöönotto ja huolehtia tuotantokäytön ylläpidosta ja tuesta. Työtä siis riittää ja töihin on syytä tarttua jo nyt!